Politique de confidentialité

Engagement en matière de confidentialité

Services de santé Bayshore (« Bayshore ») a toujours eu à cœur d’assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels en sa possession.

La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, conservons, transférons, divulguons et protégeons les renseignements personnels que vous nous fournissez sur bsrx.myshopify.com (ci-après « le Site »), lequel est contrôlé par Bayshore et renvoie à la présente Politique de confidentialité.

Veuillez lire la présente Politique de confidentialité avant d’utiliser le Site ou de nous soumettre des renseignements personnels. Les « renseignements personnels » sont des renseignements qui vous identifient ou qui pourraient raisonnablement servir à vous identifier et qui sont soumis et/ou recueillis par l’intermédiaire du Site et conservés par Bayshore sous une forme accessible, dans le cadre de nos activités commerciales. Des exemples de renseignements personnels comprennent votre nom, votre adresse postale et votre numéro de téléphone. Les renseignements personnels comprennent également des renseignements financiers tels que votre numéro de carte de crédit. De plus, les renseignements personnels comprennent des renseignements personnels sur la santé tels que votre santé physique ou mentale.

Le programme de gestion de la confidentialité de Bayshore est régi par les pratiques de traitement des renseignements de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les normes provinciales et professionnelles applicables.

Nous sommes responsables

Chez Bayshore, tous les employés sont responsables et s’engagent à assurer la confidentialité la plus stricte de vos renseignements personnels. La gestionnaire du programme Qualité et Risques est la responsable de la protection de la vie privée de Bayshore, et est responsable de la conformité générale aux exigences de toutes les lois sur la protection de la vie privée et des pratiques de confidentialité de Bayshore. Cependant, tous les employés de Bayshore sont responsables du maintien de la confidentialité de tous les renseignements auxquels ils ont accès dans le cadre de leur travail avec nous. Pour ce faire, tout le personnel de Bayshore est formé à notre programme de gestion de la confidentialité et aux pratiques de confidentialité acceptables.

Au besoin, Bayshore modifiera le présent document et son programme de gestion de la confidentialité lorsque des changements aux lois sur la protection de la vie privée ou aux pratiques exemplaires seront connus.

Ce que nous recueillons et pourquoi

Bayshore recueillera, conservera, traitera et utilisera les renseignements à votre sujet que nous jugeons nécessaires aux fins de la prestation de vos soins et des services offerts par l’intermédiaire du Site. Nous ne recueillons pas de renseignements de manière indiscriminée et nous révisons constamment nos pratiques pour nous assurer que cela reste vrai. Les renseignements personnels sont recueillis lorsque vous soumettez les données vous-même, par exemple, dans un formulaire de demande de renseignements sur ce Site.

Notre personnel s’efforcera de s’assurer que tous les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, afin que nous puissions vous fournir les soins et les services appropriés. Nous avons besoin de votre aide pour ce faire; veuillez nous faire savoir si des renseignements pertinents pour vos besoins en matière de soins de santé doivent être modifiés.

Votre permission

La soumission de renseignements personnels (y compris les adresses électroniques, les noms et les adresses) sur ce Site se fait sur une base explicitement volontaire. En soumettant ces renseignements, vous consentez par les présentes à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, conservés, traités, utilisés et transférés à des fins commerciales légitimes qui comprennent l’établissement d’un contact avec vous, la réponse à vos demandes de renseignements, l’exécution de commandes de produits ou à d’autres fins que vous avez indiquées, ainsi que la protection de nos propres intérêts commerciaux légitimes.

De plus, Bayshore peut recueillir des renseignements sur vos visites sur le Site sans que vous soumettiez activement ces renseignements. Des renseignements non identifiables peuvent être recueillis à l’aide de diverses technologies, telles que les témoins, les balises Internet et les pixels espions. Votre navigateur Internet transmet automatiquement au Site Bayshore une partie de ces renseignements non identifiables, tels que l’URL du site Web que vous venez de visiter et la version du navigateur de votre ordinateur. Les technologies de collecte passive de renseignements peuvent faciliter votre utilisation de ce Site en permettant à Bayshore de fournir un meilleur service, de personnaliser les sites en fonction des préférences des consommateurs, de compiler des statistiques, d’analyser les tendances et de gérer et d’améliorer les sites Web de Bayshore. Certaines fonctions de ce Site pourraient ne pas fonctionner sans l’utilisation de technologies de collecte passive de renseignements. Les renseignements recueillis par ces technologies ne peuvent pas être utilisés pour vous identifier sans renseignements identifiables supplémentaires.

Bayshore sollicitera votre consentement pour divulguer des renseignements personnels à l’extérieur de l’équipe multidisciplinaire ou du « cercle de soins » lorsque des demandes d’accès appropriées seront reçues. Bayshore documente les divulgations de renseignements personnels faites à des tiers qui n’auraient pas besoin de vos renseignements pour des activités courantes et quotidiennes.

Veuillez communiquer avec Bayshore à tout moment si vous souhaitez retirer ou modifier les conditions de votre consentement.

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont uniquement utilisés dans le but de vous fournir des services de soins de santé, d’établir un contact avec vous, de répondre à vos demandes d’information, d’exécuter des commandes de produits ou de services, ou à d’autres fins que vous avez indiquées, ainsi que pour la protection de nos propres intérêts commerciaux légitimes. Vos renseignements peuvent également être examinés lors d’audits et d’activités d’amélioration de la qualité. Le cas échéant, ces activités sont effectuées sans référence à des personnes spécifiques. Il s’agit d’un aspect important de notre système de gestion de la qualité et cela nous permet de surveiller continuellement nos performances et d’améliorer vos services. Les noms des clients ne sont JAMAIS partagés avec une personne ou une organisation à des fins d’activité commerciale, telles que la vente, le commerce et/ou la location de vos renseignements personnels.

Au cours de votre service et de l’utilisation du Site, Bayshore conservera vos renseignements personnels aussi exactement que raisonnablement nécessaire aux fins énoncées dans la Politique de confidentialité. Nous avons besoin de votre aide pour cela, cependant. Veuillez nous informer de tout changement pertinent dans vos renseignements dès que possible.

À qui nous partageons vos renseignements personnels

Pour atteindre les objectifs commerciaux légitimes décrits ci-dessus, Bayshore peut divulguer vos renseignements personnels soumis sur ce Site aux parties suivantes, à condition que ces parties acceptent de traiter vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité : ses sociétés affiliées et liées; des tiers fournisseurs de services (qui peuvent être situés à l’extérieur du Canada) à des fins liées au soutien de nos activités; des tiers fournisseurs de services, des fabricants de produits et leurs filiales ou sociétés affiliées (qui peuvent être situés à l’extérieur du Canada), à des fins liées au soutien des produits et services offerts sur ce Site; ou des tiers en cas de vente, de cession, de fusion, de fusion-acquisition, de plan d’arrangement ou de tout autre transfert de l’entreprise de Bayshore à laquelle les renseignements se rapportent, et dans le cadre de ceux-ci.

De plus, en soumettant volontairement vos renseignements personnels sur ce Site, vous consentez expressément par les présentes à ce que Bayshore divulgue vos renseignements non identifiants codés soumis sur ce Site à des tiers et à leurs filiales ou sociétés affiliées, aux fins d’analyse de données démographiques, de suivi des tendances du marché et d’amélioration des services et produits de tiers. Ces tiers peuvent par la suite divulguer vos renseignements non identifiants à leurs tiers fournisseurs de services (qui peuvent être situés à l’extérieur du Canada) à des fins liées au soutien de leurs activités.

Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être utilisés, transférés, stockés et/ou traités à l’extérieur du Canada dans le cadre des objectifs décrits dans la présente Politique de confidentialité. Les mesures contractuelles ou autres que Bayshore peut utiliser pour protéger vos renseignements personnels sont soumises aux exigences légales des juridictions étrangères où vos renseignements personnels peuvent être transférés, stockés ou traités (par exemple, les exigences légales de divulguer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales de ces pays).

Dans de rares cas, nous pouvons être tenus par la loi ou une autre autorité légale de divulguer des renseignements personnels, par exemple lorsque nous recevons une ordonnance d’un tribunal ou une assignation à comparaître. Dans de tels cas, Bayshore vérifiera l’autorité légale avant de divulguer les renseignements, et s’efforcera de ne divulguer que ce qui est nécessaire aux fins énoncées de la demande.

Combien de temps nous conservons vos renseignements personnels

Bayshore ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis; toutefois, certains renseignements personnels sont conservés pendant plusieurs années pour se conformer aux exigences légales.

Bayshore continuera d’avoir accès à vos renseignements même après que vos services ou votre utilisation de ce Site aient été interrompus. Nous conservons tous les dossiers des clients dont les services ont été interrompus pendant un minimum de 10 ans, ou plus longtemps si la réglementation provinciale l’exige. Nous conservons les dossiers des enfants jusqu’à ce que l’enfant atteigne l’âge de la majorité plus 10 ans. Ces dossiers, qu’ils soient dans nos bureaux ou à l’extérieur, sont stockés de manière à assurer une sécurité continue. Bayshore utilise des installations de stockage hors site qui citent des pratiques de confidentialité conformes à la législation pertinente en matière de confidentialité et seulement après qu’un accord de confidentialité a été signé avec l’installation. Des registres sont conservés de l’emplacement des fichiers conservés, afin que nous puissions les récupérer au besoin. À la fin de la période de 10 ans, toutes les informations que nous détenons, quel que soit leur format, sont détruites de manière confidentielle.

Dans certaines circonstances, les dossiers créés par Bayshore sont conservés par d’autres organismes de soins de santé (« dépositaire d’informations de santé ») tels qu’un programme de soins gouvernemental, un établissement médical ou un groupe d’essais cliniques. Dans ces cas, ces organisations appliqueront leur propre calendrier de conservation à ces dossiers et les demandes d’accès leur seront redirigées.

Confidentialité des enfants

Nous comprenons la nécessité de protéger la vie privée des enfants en ligne. Nous ne recueillons ni n’utilisons sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants, sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal. Nous ne permettons sciemment pas aux enfants de s’inscrire auprès de nous, de communiquer avec nous ou d’utiliser l’un de nos services en ligne.

Mesures de protection

Bayshore considère vos renseignements personnels, y compris tout renseignement sur la santé, comme extrêmement confidentiels et a mis en place de nombreuses mesures de protection pour assurer leur sécurité.

En raison de la nature de notre travail, les renseignements se trouvent sous de nombreux formats différents chez Bayshore. Vos renseignements sont stockés électroniquement, dans des dossiers papier et dans la connaissance de notre personnel.

Tous les employés sont orientés et formés aux pratiques de confidentialité au moment de l’embauche et signent un accord de confidentialité et de conflit d’intérêts et un accord de conditions d’emploi à ce moment-là. La formation a lieu régulièrement tout au long de l’emploi de notre personnel chez Bayshore et des informations sur nos pratiques de confidentialité sont accessibles à tous par l’intermédiaire de notre site Web du personnel.

Les connaissances et les informations de notre personnel sont considérées comme privées et confidentielles, et ne sont utilisées que dans le but d’effectuer leur travail avec Bayshore et ne sont partagées avec personne. À tout moment, si un soignant reçoit une demande de partage d’informations ou est interrogé sur un client de Bayshore, il ne fournira aucune information et transmettra la demande à son superviseur.

Les informations électroniques sont protégées par des pare-feu informatiques, des noms d’utilisateur et des mots de passe conformément aux niveaux d’autorisation attribués.

Les dossiers physiques sont protégés en étant stockés dans des emplacements appropriés au bureau de la succursale, où l’accès n’est autorisé qu’au personnel ayant l’autorité nécessaire. Après les heures de bureau, ces dossiers sont conservés dans un endroit verrouillé et sécurisé.

Les télécopies sont envoyées via des numéros de télécopie préprogrammés afin de réduire la possibilité d'envoyer des informations au mauvais endroit, et une lettre d'accompagnement est envoyée avec une déclaration de confidentialité indiquant au destinataire ce qu'il doit faire s'il reçoit quelque chose par erreur.

De plus, les signatures de courriel incluent une déclaration de confidentialité expliquant quoi faire si un courriel est reçu par erreur. Dans le cas d’une télécopie ou d’un courriel mal acheminé, la directive est de contacter le responsable de la protection de la vie privée de Bayshore.

Malgré ces mesures de protection, aucune transmission de renseignements personnels, y compris la transmission sur Internet, ne peut être garantie comme étant entièrement sécurisée. Par conséquent, Bayshore, ses sociétés affiliées, ses sociétés liées, ses fournisseurs de services tiers, les autres tiers qui ont accès à vos renseignements conformément à la présente Politique de confidentialité, et leurs dirigeants, administrateurs, employés et agents respectifs ne déclarent, ne garantissent ni ne garantissent que les renseignements personnels seront protégés contre l’utilisation abusive, la perte ou les altérations et n’acceptent aucune responsabilité pour les renseignements personnels qui leur sont soumis.

Autres sites de tiers

De temps à autre, Bayshore peut fournir des liens vers d’autres sites Web de tiers qu’elle ne contrôle pas. Bayshore n’est pas responsable des pratiques de confidentialité des organisations dont les liens se trouvent sur ce Site et la présente Politique de confidentialité ne s’applique pas à ces sites Web de tiers. Bayshore vous exhorte à consulter les politiques de confidentialité affichées sur ces sites Web de tiers la première fois que vous les visitez. Bayshore n’assume aucune obligation de réviser ou d’assurer l’application ou le respect de la politique de confidentialité de tout site Web vers lequel elle renvoie.

Votre droit de consulter vos renseignements personnels

Si vous souhaitez consulter ou accéder à vos renseignements personnels à tout moment, vous pouvez le faire en présentant votre demande par écrit et en la transmettant au responsable de la protection de la vie privée de Bayshore. Comme votre dossier peut contenir des termes propres à la communauté médicale et infirmière, nous vous inviterons à rencontrer l’une de nos infirmières gestionnaires lorsque vous examinerez votre dossier, afin qu’elles puissent répondre à toutes vos questions. De même, vous pouvez demander une copie de votre dossier, en partie ou en totalité, si nécessaire, en soumettant une demande écrite à votre succursale locale de Bayshore. Nous aiderons toute personne qui a besoin d’aide pour préparer une demande écrite d’accès à ses renseignements personnels.

Si vous avez un handicap sensoriel, veuillez nous en informer afin que nous puissions nous efforcer de vous donner accès à l’information sous un autre format. De plus, des traducteurs seront mis à disposition, au besoin.

Veuillez noter que nous pourrions avoir besoin de recueillir des renseignements personnels supplémentaires pour valider l’identité et l’autorité de la personne qui fait la demande d’accès. Cela vise à garantir que seules les personnes autorisées à accéder à vos renseignements peuvent le faire. Ces renseignements supplémentaires ne seront utilisés que dans le but de valider la demande de renseignements.

Des frais raisonnables peuvent être facturés pour la récupération et la reproduction des dossiers, en fonction de la nature de la demande. Veuillez nous contacter si vous avez une préoccupation concernant le caractère raisonnable des frais.

Bayshore s’efforce de répondre à toutes les demandes d’accès aux renseignements personnels dans les 30 jours. Certaines demandes d’accès aux renseignements peuvent être soumises à des limitations ou à un refus. Les raisons du refus peuvent inclure : le caractère exclusif du matériel; les renseignements peuvent porter atteinte à la vie privée d’une autre personne; la loi interdit leur divulgation; et/ou si nous exerçons notre discrétion de retenir ou de limiter les renseignements parce que nous croyons que la divulgation pourrait entraîner un préjudice.

Lorsque les demandes d’accès aux renseignements sont refusées, vous serez informé des motifs du refus, y compris des ressources à votre disposition.

Votre droit de corriger vos renseignements personnels

Vous pouvez contacter Bayshore pour demander une correction d’une erreur ou d’une omission dans vos renseignements personnels ou pour mettre à jour vos renseignements personnels. Cette demande doit être faite par écrit. Le cas échéant, Bayshore apportera la correction dès que cela sera raisonnablement possible. Si une correction ne peut être apportée, Bayshore vous avisera par écrit des raisons pour lesquelles la correction ne peut être apportée. La demande de correction et notre réponse seront conservées au dossier.

Si vous avez besoin de plus d’informations, ou si vous avez une question ou une préoccupation concernant Bayshore et ses pratiques en matière de confidentialité

Toute personne peut contacter Bayshore pour toute plainte, question, préoccupation ou compliment concernant les pratiques de Bayshore en matière de traitement de l’information. Toutes les enquêtes seront menées de manière approfondie et, si elles s’avèrent justifiées, des mesures correctives appropriées seront prises, y compris des révisions de la politique et des pratiques actuelles. Toutes ces mesures correctives seront incluses dans notre réponse à la personne qui fait la demande.

Tous les employés de Bayshore sont responsables d’assurer la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les politiques et pratiques de Bayshore en matière de gestion et de traitement des renseignements personnels, vous êtes invité à contacter votre bureau Bayshore local. Si vos préoccupations en matière de confidentialité ne peuvent être résolues à votre satisfaction, ou si vous souhaitez obtenir plus d’informations, votre demande sera transmise au responsable de la protection de la vie privée de Bayshore. Vous pouvez contacter directement le responsable de la protection de la vie privée de Bayshore par courriel à privacyofficer@bayshore.ca, en téléphonant au 1-800-886-9490, poste 32298, ou par écrit au 2101 Hadwen Rd., Mississauga, Ontario L5K 2L3

Vous avez également le droit de contacter le bureau du commissaire à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez nécessaire. Bien que nous apprécierions l’occasion de faire ce que nous pouvons pour répondre à vos préoccupations, nous vous aiderions également à contacter le bureau du commissaire à la protection de la vie privée si vous estimez que cela est justifié.

Les services de soins de santé communautaires de Bayshore sont régis par les normes de qualité ISO 9001. Bayshore s’engage à assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels.

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